Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie kann ich mein persönliches Zeitmanagement optimieren?

Zusammenfassung:

• Bei langen oder ständig wiederkehrenden Aufgaben spart man kontinuierlich Zeit, wenn man es schafft, die Arbeitsabläufe und die Arbeitsumgebung zu optimieren.

• Aufgaben sollten möglichst gleich und vollständig erledigt werden, damit Sie einen nicht durch ihre weitere Anwesenheit unnötig beschäftigen.

• Jede Form von Ablenkung verringert die Effektivität, mit der man Aufgaben erledigt.

• Wenn man bewußt Leistungshöhen und Leistungstiefen erkennt und ausnutzt, kann man die eigene Leistungsfähigkeit gezielt einsetzen und so nicht nur deutlich effektiver arbeiten, sondern auch unnötigen Frust vermeiden.

• Durch das bewußte Nutzen von Synergieeffekten und Wartezeiten, lassen sich viele Aufgaben in Zeitfenstern erledigen, die ansonsten verloren wären.


Ratgeber:

Im Folgenden sollen einige Regeln und Verhaltsmuster angesprochen werden, die helfen können, Verschlackung zu vermeiden und Aufgaben effektiver zu erledigen. Dabei geht es erst einmal um solche Regeln, die man in den meisten Fällen für sich selbst einrichten kann, ohne Rücksicht auf die Umwelt zu nehmen. Auch hier gilt, dass nicht jeder Hinweis für jeden zutreffend ist und man für sich selbst heraussuchen muss, was hilfreich ist. Es empfiehlt sich jedoch, unterschiedliche Dinge zumindest einmal auszuprobieren und in dieser Zeit auch möglichst konsequent durchzuhalten. In den meisten Fällen lassen sich auf diese Weise jeden Tag viele Minuten und nicht selten sogar Stunden sparen, so dass man oft auch anfangs ungeliebte Umstellungen am Ende nicht mehr missen mag.

Arbeitsumfeld optimieren: Wenn man regelmäßig die gleiche Arbeitsumgebung verwendet, lohnt es sich, diese vernünftig zu gestalten. Das beginnt damit, eine gute Ordnung für die Dinge anzulegen, mit denen man arbeitet, und unnütze Dinge nach Möglichkeit aus dem Arbeitsbereich fernzuhalten. Insbesondere auf seinem Schreibtisch und auf dem Desktop seines Computers sollte man sowenige Dinge wie nötig sammeln und zu jeder Zeit Herr der Lage sein.

Routineaufgaben optimieren: Bei Aufgaben, die man häufig erledigen muss, lohnt es sich, über Optimierungen nachzudenken. Je nach Art der Aufgabe kann es helfen, sich bestimmte Vordrucke anzulegen oder sich andere Hilfsmittel zuzulegen und zu erlernen. Durch eine Optimierung des Arbeitsablaufes lässt sich regelmäßig Zeit sparen, die sich im Laufe der Zeit schnell zu einer nennenswerten Erleichterung summiert.

Bei allen Optimierungen ist der Vorteil, dass sie nur einmal getan werden müssen und von da an immer nutzbar sind. Umgekehrt muss man natürlich aufpassen, nicht überzuoptimieren. Die geänderten Arbeitsabläufe müssen immer noch zu der eigenen Arbeitsweise passen und natürlich darf die neue Ordnung nicht mehr Zeit kosten als sie am Ende spart. Zusätzliche Tools und Hilfsmittel lohnen sich darum erst ab einer bestimmten Arbeitmenge oder, wenn man sie auch für andere Aufgaben einsetzen kann.

Aufgaben gleich erledigen: Ein Großteil des aktuellen Terminstresses kommt oft daher, dass man lange bekannte Aufgabe nicht schon in der Vergangenheit angegangen ist. Wenn man Aufgaben früh erledigt, können sie keinen Zeitdruck mehr erzeugen und der Arbeitsaufwand muss ja ohnehin irgendwann geleistet werden. Ein großer Teil von akutem Termindruck lässt sich also vermeiden oder zumindest entschärfen, wenn man Aufgaben nicht auf die lange Bank schiebt. Ein weiterer Vorteil des frühen Erledigens ist, dass man die Aufgabe aus der Aufgabenliste entfernen kann und nicht mehr weiter verwalten muss.

Aufgaben ganz erledigen: Wenn es möglich ist, sollte man Aufgaben, sobald man sie angeht, immer gleich ganz erledigen. Auch hier gilt, dass man erledigte Aufgaben anchließend nicht mehr verwalten muss. Außerdem führt jedes Abbrechen und jedes Wiederaufnehmen einer Aufgabe zu Verzögerungen, weil man etwa die Arbeitsfläche abräumen oder wiederherstellen muss und weil man immer etwas Zeit braucht, bis man in einer unterbrochenen Aufgabe wieder „drin“ ist.

In vielen Fällen hilft es, einmal in den sauren Apfel zu beißen und sich Dinge vom Hals zu schaffen, um dafür hinterher davon zu profitieren, dass sie erledigt sind.

Ablenkungen vermeiden: Viele Menschen hören bei der Arbeit Musik oder Radio oder haben sogar den Fernseher im Hintergrund laufen. Diese Gewohnheit hat man sich meist selbst gewählt und meint, dadurch besser und entspannter arbeiten zu können. Ob das tatsächlich so ist, hängt natürlich von der jeweiligen Person und von der Art der Arbeit ab. Allerdings benutzt man die zusätzliche Unterhaltung gerade deshalb, um sie zumindest unbewusst wahrzunehmen, denn ansonsten könnte man ja darauf verzichten. Es ist also immer ein Teil des Bewusstseins damit beschäftigt, diese Zusatzinformationen wahrzunehmen und zu verarbeiten. Dadurch sind immer einige Prozent der möglichen Arbeitsleistung anderwärtig beschäftigt und es ist zumindest fraglich, ob es immer der Teil ist, der ansonsten ohnehin unbeschäftigt gewesen wäre. Dazu kommt, dass die meisten Ablenkungsmittel zwischendurch immer wieder die ganze Aufmerksamkeit auf sich ziehen, weil etwa eine auffällige Musik oder eine spannende Nachricht zu hören ist, und so den Arbeitsablauf unterbrechen.

Leistungshöhen und Leistungstiefen richtig nutzen: Niemand ist über den ganzen Tag hinweg gleich leistungsfähig. Selbst, wenn man kontinuierlich an einer Aufgabe arbeitet, hat man gute und schlechte Leistungsphasen. Dies macht sich insbesondere beim Wechsel zwischen zwei Aufgaben und beim Beginn einer neuen Aufgabe bemerkbar. Meist folgen die Höhen und Tiefen dem eigenen Lebensstil und Biorhytmus, aber man kann sie selten stunden- oder gar minutengenau vorhersagen. Die meisten Menschen können jedoch grob vorhersagen, zu welchen Tageszeiten sie besonders aktiv sind und zu welchen sie eher müde und inaktiv sind. Insofern kann man versuchen, solche Phasen bereits im Voraus in die Planung einfließen zu lassen. Ebenso sollte man versuchen, auf offensichtliche plötzliche Leistungsschwankungen zu reagieren.

Oft brauchen besonders komplizierte oder kreative Aufgaben eine Inspiration und Grundleistungsfähigkeit, ohne die eine Arbeit unter Umständen so langsam oder sogar überhaupt nicht vorankommt, dass es sinnlos ist, sich in Phasen geringer Leistungsfähigkeit dazu zu zwingen. Häufig verschwendet man dann nur mehrere Stunden, ohne wirklich voranzukommen. Umgekehrt kann es oft helfen, einen Leistungsschub zu nutzen, um derartige schwierige Aufgaben voranzutreiben. Hier empfiehlt es sich tatsächlich, entsprechend der Grundstimmung zwischen den Aufgaben zu wechseln, um gute Phasen nicht ungenutzt verstreichen zu lassen.

Zuweilen gibt es aber auch Tage, an denen man wenig leistungsfähig ist und zu keiner Arbeit wirklich Lust hat. Solche Zeiten kann man am Besten dazu nutzen, Routineaufgaben zu erledigen und gerade die Dinge zu erledigen, die man am wenigsten gerne tut. Meist ist es besser, einen ohnehin schlechten Tag komplett mit schlechten Dingen zu verbringen, um später einen guten Tag nicht dadurch herunterzuziehen. Und wenn einmal wirklich gar nichts geht, kann es besser sein, sich eine Auszeit zu können, als sich unnötig abzustrampeln, ohne eine Aussicht, wirklich voranzukommen.

In sehr vielen Fällen ist man in einer richtigen Leistungsspitze in einer Stunde effektiver als an einem Tag in einem Leistungsloch. Darum sollte man diese wertvollen Leistungsspitzen erkennen und nicht sinnlos verschwenden. Andererseits ist es nicht effektiv sich in einem Leistungsloch mit Aufgaben zu überfordern und dann wertvolle Stunden zu opfern, die am Ende aber kein Arbeitsergebnis bringen.

Synergien nutzen: Als Synergieeffekt bezeichnet man, wenn man ohnehin vorhandene Dinge ohne großen Zusatzaufwand mehrfach nutzen kann. In der Zeitplanung kann man Synergieeffekte erzielen, in dem man verwandte Aufgaben miteinander verbindet oder gleichzeitig erledigt. Besonders oft lassen sich durch Synergieeffekte Wege sparen. Wer den Kauf einer neuen Hose gleich mit dem Kauf einer neuen Wohnzimmerlampe verbinden kann, spart sich einen Weg in die Stadt. Wer sich auf dem Rückweg vom Toilettenbesuch einen Kaffee am Automaten kauft, spart sich dadurch einen zusätzlichen Gang und eine zusätzliche Unterbrechung der Arbeit. Manche Synergieeffekte sparen vielleicht nur eine halbe Minute, aber summieren sich mit der Zeit dennoch auf. Im Prinzip sollte man sich angewöhnen, nie den gleichen Weg kurz hintereinander zweimal zu machen, wenn es sich vermeiden läßt.

Wartezeiten nutzen: Über den Tag verteilt, gibt es viele kleinere und manchmal auch größere Unterbrechungen und Wartezeiten. Etwa wenn man an der Bushaltestelle steht oder man auf einen Kollegen warten muss. Diese Zeiten sollte man nicht einfach absitzen, sondern versuchen, sie sinnvoll zu nutzen, indem man kleine Dinge erledigt, die man ansonsten während der eigentlichen Arbeitszeit tun müsste. Am besten hat man immer eine kleine Extraliste mit solchen Mini-Aufgaben im Kopf und die dafür nötigen Materialien (zum Beispiel ein Notizbuch) dabei. So kann man die Wartezeit an der Bushaltestelle vielleicht nutzen, um sich erste Gedanken zu einer Rede zu machen, die man demnächst halten muss und während man auf den Kollegen wartet, kann man eventuell schon einmal den täglichen Eintrag in das Zeiterfassungssystem erledigen. Wer besonders effektiv solche Mikro-Unterbrechungen nutzen will, kann sogar versuchen, größere Aufgaben so in kleine Teilaufgaben zu zerlegen, dass sie sich quasi nebenbei erledigen lassen. Am allerbesten ist es natürlich, wenn man es schafft, derartige Wartezeiten ganz zu vermeiden, denn die zeitliche Fragmentierung von Aufgaben ist nur eine Notlösung, um vorhandene Zeitlücken zu nutzen. Besser ist es, solche Lücken gar nicht erst entstehen zu lassen, sondern sich Zeitinseln zu schaffen, in denen man ungestört arbeiten kann.


Handlungsanweisungen:

► Probieren Sie jeden Tipp, der Ihnen nicht komplett unsinnig erscheint, zumindest einmal aus. Um eine Verbesserung durch einzelne Tipps festzustellen und zu große Verwirrung zu vermeiden, ist es oft hilfreich, nicht alle Tipps auf einmal auszuprobieren.


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun