Aufgabenzettel erstellen

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie kann ich mit Zetteln meine Aufgaben planen?

Jeder hat zahlreiche Aufgaben, die er täglich erfüllen muss. Einige davon sind sehr dringend, andere können noch etwas verschoben werden und wieder andere kehren regelmäßig wieder. Es gibt zahlreiche Methoden, dabei nicht die Übersicht über seine Aufgaben und Ideen zu verlieren. Der folgende Artikel beschreibt eine flexible Methode zur Aufgabenplanung mit Hilfe von kleinen Notizzetteln.

Das Planungsprinzip

Zettel

Die notwendigen Zettel sind schnell und billig selbst hergestellt, indem man zu Anfang ein normales Papierblatt nimmt und in der Mitte durchschneidet. Die entstehenden Blätter legt man aufeinander und schneidet sie wieder in der Mitte durch. Das führt man solange durch, bis man am Ende 16 kleine Zettel hat. Die entstandenen Zettel sind dann alle etwas kleiner als eine Scheck- oder Bankkarte. Beim Zuschneiden der Zettel ist es nicht nötig, genau nachzumessen. Wer nicht zwei linke Hände besitzt, kann die Zettel nach Augenmaß zuschneiden. Wenn die Zettel nicht alle haargenau gleich groß sind, ist das nicht schlimm. Weitere Zettel kann man sich jederzeit aus einem neuen Blatt Papier zuschneiden.

Notizen

Die Zettel sollen deshalb so klein sein, weil auf sie jede Aufgabe nur kurz mit einem Stichwort umschrieben wird (z.B.: "Oma anrufen", "Zeitung abbestellen" usw.). Bei Bedarf bleibt auf jeden Zettel auch noch genügend Platz für Notizen. Auf jeden Zettel wird nur genau eine einzige Aufgabe geschrieben, das heißt, jede Aufgabe bekommt einen eigenen kleinen Zettel. Der Vorteil dabei ist, dass man hinterher Aufgaben einzeln abhandeln kann und nicht immer große Aufgabenlisten vor sich hat, die einen eventuell abschrecken. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann der Zettel weggeworfen werden.

Vorgehensweise

Nachdem man alle aktuellen Aufgaben auf Zettel geschrieben hat, besitzt man vermutlich einen kleinen Stapel von Aufgabenzetteln. Jede neue Aufgabe bekommt später einen neuen Aufgabenzettel. Das schöne ist, dass man so jede Aufgabe oder Idee schnell notieren kann und sie dann nicht mehr vergisst.

Aufgaben erledigen

Um die Aufgaben nicht nur aufzuschreiben, sondern auch zu erledigen, geht man den Stapel mit den Aufgaben regelmäßig durch. Das bietet sich zum einen immer dann an, wenn man gerade Zeit zum Erledigen von Aufgaben hat. Zum anderen sollte man den Aufgabenstapel täglich zu einem festen Termin (am besten morgens) komplett durchblättern und sich alle Aufgaben herauslegen, die man innerhalb der nächsten 24 Stunden unbedingt erledigen muss. Letzteres ist wichtig, damit nicht dass Prinzip "Aus den Augen, aus dem Sinn einsetzt" und man wichtige Aufgaben einfach verschläft.

Varianten

Die Zettelmethode läßt sich nach persönlichem Bedarf auch variieren:

  • Pinwand benutzen: An einer Pinwand oder Magnettafel kann man alle Aufgaben übersichtlich zusammenstellen. Dabei kann man die Aufgaben zum Beispiel nach Dringlichkeit oder auch nach Wochentagen sortieren. Im Prinzip erhält man so einen variablen Terminkalender.
  • Vorsortierung: Wenn man die Methode intensiv benutzt, können rasch eine Menge Zettel zusammenkommen. Dabei wird man beim täglichen Durchsehen immer wieder auf einige Aufgaben treffen, die man definitiv nicht in der nächsten Zeit erledigen kann. Zum Beispiel Termine wie "Steuererklärung machen" kommen eben nur einmal im Jahr vor, und es ist wenig hilfreich, sie täglich zu lesen. Wer solche Probleme hat, kann den Stapel mit den Aufgabenzetteln in Teilstapel unterteilen. So sortiert man alle Aufgaben aus, die derzeit einfach nicht relevant sind, sondern erst später wichtig werden. Die aussortierten Aufgaben legt man sich dann nicht mehr täglich, sondern zum Beispiel nur noch einmal in der Woche oder einmal im Monat vor.

Bewertung

Für die Verwaltung von Aufgaben gibt es zahlreiche Methoden. Die hier beschriebene Methode ist sehr einfach, aber trotzdem effektiv. Dennoch bleibt es für jeden Geschmackssache, welche Methode er am liebsten verwendet, denn jeder Mensch hat eine eigene Herangehensweise. Wer sich nicht sicher ist, sollte die Methode auf jeden Fall einmal für sich ausprobieren und kann dann immer noch entscheiden, ob sie einem hilft oder nicht. Für alle Methoden, wie auch für diese gilt natürlich, dass die Aufgaben am Ende eben trotzdem erledigt werden müssen und das muss man selbst tun. Die Methode kann helfen die Übersicht zu behalten, aber die Aufgaben erledigen kann keine Methode. Die folgenden Vorteile und Nachteile gibt es bei dieser Methode:

Vorteile

  • Flexibilität: Anders als bei einer Listenmethode, kann man die einzelnen Aufgaben wesentlich leichter nach Dringlichkeit sortieren, da man ihre Reihenfolge jederzeit ändern kann. Man kann jederzeit neue Aufgaben hinzufügen und diese an die richtige Stelle sortieren. Zudem kann man Aufgaben jederzeit erledigen, da sie nicht an ein bestimmtes Datum gebunden sind.
  • Motivation: Jede erledigte Aufgabe bedeutet einen Zettel, den man Wegwerfen kann. Das bedeutet immer gleich auch noch einen sichtbaren Erfolg. Außerdem werden anders als bei einer Liste die verbleibenden Aufgaben mit jeder erledigten Aufgabe weniger und übersichtlicher. Während man bei Listen bestehende Aufgaben zwischen durchgestrichenen erledigten Aufgaben stehen hat, verschwinden die erledigten Aufgaben bei Zettelprinzip sofort.
  • Vollständigkeit: Da erledigte Aufgaben schnell wieder verschwinden, ist man in den meisten Fällen schneller bereit, auch kleinere Aufgaben auf einen Zettel zu schreiben. Dadurch bleiben diese ständig auf Wiedervorlage und werden dann am Ende viel eher auch tatsächlich erledigt.
  • Anonymität: Anders als bei einer Tafel oder Tabelle, kann man geheime oder peinliche Aufgaben viel besser vor anderen verstecken. Bei herumliegenden oder an der Wand hängenden Listen oder Tafeln können Besucher mit einem Blick alle Aufgaben sehen, wohingegen bei einem Zettelstapel immer nur die erste Aufgabe sichtbar ist.
  • Platzersparnis: Die eigenen Aufgaben brauchen nicht viel Raum, sondern ergeben lediglich einen kleinen Stapel von Minizetteln, der wenig Platz benötigt.

Nachteile

  • "Zettelwirtschaft": Je nachdem, was man für ein Typ ist, kann man die zahlreichen kleinen Aufgabenzettel natürlich auch als verwirrend und unübersichtlich empfinden. Hier hilft es am Besten, die Methode einmal auszuprobieren.