Schreibregeln bei Emails

Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.

Welche Regeln muss ich beim Verfassen von Emails beachten?

Die Email ist längst ein weit verbreiteter Kommunikationsweg geworden, der von vielen Menschen regelmäßig benutzt wird. Dennoch fällt immer wieder auf, dass es Emailschreiber gibt, die Probleme beim richtigen Verfassen von Emails haben. Im folgenden sollen einige dieser Problematiken angesprochen werden. Die folgenden Hinweise sind übliche Verhaltensmuster, die man versuchen sollte einzuhalten. Natürlich muss man sie an den jeweiligen Empfänger anpassen und kann sie gezielt außer acht lassen, wenn man den Empfänger gut genug kennt und sicher ist, dass dieser einverstanden ist.

Emails im Vergleich zum Brief

In grober Näherung ist eine Email ein elektronischer Brief und die meisten Regeln, die für einen Brief gelten, gelten auch bei einer Email. So beinhalten Emails üblicherweise eine Anrede, einen Hauptteil und abschließende Grußworte. Vom inhaltlichen enthält der Hauptteil zumeist den Text, den man normalerweise auch in einen Brief schrieben würde. Des weiteren sollte man davon ausgehen, dass auch Emails in den meisten Fällen einen rechtlichen Charakter haben, der vergleichbar mit dem eines Briefes sein kann. Da das Versenden von Emails keine Kosten verursacht und die Emails den Empfänger zumeist innerhalb von Sekunden erreicht, werden allerdings häufig Emails geschrieben, wo man sich normalerweise nicht die Mühe machen würde einen Brief zu schreiben.

Inhalt

Der Inhalt einer Email sollte üblicherweise möglichst kurz gehalten werden, weil viele Empfänger sehr viele Emails an einem Tag empfangen und nicht immer die Zeit und Muße haben, zu lange Nachrichten zu lesen. Man sollte also versuchen, das eigene Anliegen kurz und prägnant vorzutragen. Auch in einer Email sollte man dennoch versuchen, die Regeln von Grammatik und Rechtschreibung einzuhalten.

Subject

Über dem eigentlichen Textfeld für die Nachricht (in die Anrede, Hauptteil und Grußworte geschrieben werden), gibt es noch ein Feld namens "Subject" (englisch: "Betreff"). Dieses Feld sollte man in jedem Fall ausfüllen, weil es quasi die "Beschriftung" der Email ist. Der Empfänger sieht in seinem Posteingang von den Emails nämlich zuerst nur den Absender, das Eingangsdatum und den Betreff. Wenn letzterer fehlt, kann er sich keinen Reim auf den eventuellen Inhalt machen und wird im Extremfall eine solche Email gar nicht erst öffnen. Als Betreff sollte man kurz (am besten in maximal sechs Worten) darstellen, worum es geht. Dabei sollte man alle wichtigen Schlüsselworte verwenden, denn viele Empfänger suchen alte Emails anhand ihres Betreffs. Bei der Wahl des Betreffs sollte man sich immer in die Lage des Empfängers versetzen: "Absatzbericht Peter Meyer Juli 2011" ist besser als "Mein Absatzbericht".

Falls man eine Antwort auf eine erhaltene Email verfasst, verwenden Emailprogramme meist automatisch (wenn man auf deren "Antworten"-Button klickt) den gleichen Betreff, den auch die Original-Email hatte, wobei sie meist noch das Wort "Re:" (von englisch: "Antwort auf") davor stellen. Wenn es nicht besondere Gründe gibt, sollte man diesen Betreff ruhig auch verwenden. Das gleiche gilt, wenn man eine erhaltene Nachricht an einen weiteren Empfänger weiterleitet. Hier wird vor dem Betreff der ursprünglichen Nachricht meist noch das Wort "Fwd:" (von englisch "forwarded": weitergeleitet) eingefügt.

Anrede

Üblicherweise enthält eine Email die gleiche Anrede, die man beim betreffenden Empfänger auch in einer Email verwenden würde. Wenn man die Email als Antwort auf eine zuvor erhaltene Email erhält, kann man die Anrede eventuell weglassen, um die Email kurz zu halten. Das macht jedoch nur Sinn, wenn die Antwort im Hauptteil kurz ist.

Hauptteil

Der Hauptteil einer Email unterscheidet sich zwar prinzipiell nicht von einem Brief, jedoch sollte man in einer Email versuchen, knapper und verständlicher zu schreiben als in einem Brief und sich noch mehr auf die wichtigen Inhalte konzentrieren. Dies liegt daran, dass viele Empfänger Emails weniger genau lesen als einen Brief. Wenn man auf eine Email-Nachricht antwortet, schreibt man den Antworttext üblicherweise über die bisherige Kommunikation. Dabei greift man dann alle Punkte, zu denen man etwas sagen möchte, kurz auf.

In Emails, die auch einen persönlichen Charakter haben (also zumeist nicht in geschäftlichen Briefen) hat es sich eingebürgert, gelegentlich sogenannte "Emoticons" zu benutzen. Das sind Zeichenfolgen, die seitlich gesehen wie ein Gesicht aussehen und so eine bestimmte Stimmung ausdrücken. Am meisten benutzt sind die Zeichen:

:-) (Freude, Zustimmung)
:-( (Trauer, Ablehnung)
;-) (Zwinkern, Ironie)

Derartige Zeichen können die Kommunikation auflockern und eine zusätzliche Botschaft senden. Einige Schreiber benutzen diese Zeichen aber so häufig in ihren Emails, dass sie eher nerven als dass sie auflockern. Ein oder zwei Emotikons in einer Email reichen völlig.

Grußworte

Auch hier verwendet man die gleichen Grußworte wie im Brief und kann die Grußworte unter den gleichen Bedingungen weglassen, wie man die Anrede weglassen würde. Allerdings läßt man im Zweifel eher die Anrede als die Grußworte weg. Im privaten Bereich wird die Grußformel "Liebe Grüße" zuweilen abgekürzt zu "LG".

Empfänger

Eine Email sollte nur an die Empfänger gehen, die an der Email zumindest vermutlich ein Interesse haben, da unnütze Emails einen Empfänger unnötig Zeit rauben und nerven. Es ist problemlos möglich, eine Email an mehrere Empfänger zugleich zu schicken. Dazu kann man in den Empfängerfeldern mehrere Emailadressen eintragen, die man durch ein Semikolon (";") voneinander trennt. Man sollte außerdem beachten, dass alle Empfänger sehen können, wer alles die Email noch erhalten hat. Das kann sehr praktisch sein, weil diese Empfänger sehen können, wer bereits über einen Vorgang informiert worden ist. Dabei kann man beim Absenden einer Email zudem unterschiedliche Empfängertypen definieren. Diese sind "To:" (englisch: "an"), "CC:" (von englisch "Carbon Copy": Durchschlag) und "BCC:" (von englisch "Blind Carbon Copy": geheimer Durchschlag). Unter "To:" sollte man nur die Hauptempfänger auflisten, die direkt von der Nachricht betroffen sind und in Aktion treten müssen. Unter "CC:" hingegen listet man alle Nebenempfänger, die von der Nachricht wissen sollen, aber die nichts tun sollen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da viele Empfänger Aufträge in Nachrichten, die sie nur als Nebenempfänger erhalten nicht ausführen, weil sie glauben, dass diese nur die Hauptempfänger betreffen. Unter "BCC:" kann man weitere geheime Nebenempfänger eintragen, die die Nachricht erhalten, aber nicht als Empfänger sichtbar sind.

Wenn man Emails an mehrere Leute schreibt, sollte man bedenken, dass diese dadurch unpersönlicher werden. Je nach Lage könnte man überlegen, ob es besser ist, individuelle Emails zu schreiben. Ein anderes wichtiges Problem trifft auf, wenn man eine neue Email verfasst, deren Empfänger ihre Emailadressen gegenseitig nicht kennen. Da die Email-Adressen aller Empfänger, die in "To:" oder "CC:" genannt sind, für alle Empfänger sichtbar sind, verrät man damit nebenbei alle Email-Adressen an die anderen Empfänger. Viele Leute sind dann zu Recht verärgert, da sie ihre Email-Adresse nicht ungefragt in den Händen anderer Menschen sehen wollen. Aus diesem Grund sollte man niemals sichtbare Email-Adressen an mehrere Empfänger schicken, wenn man nicht sicher ist, dass diese mit der Verbreitung ihrer Emailadresse im Empfängerkreis einverstanden sind. Dieses Problem läßt sich letztlich auf drei Arten umgehen, zum einen erlauben es einige Mailprovider, eine "Empfangsgruppe" zu setzen, die dann anstelle der Emailadressen genannt ist. Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Email an einen eigenen Zweit-Email-Account zu schicken (also an seine eigene Zweit-Email-Adresse) und die Empfänger in dieser Email alle auf "BCC:" zu setzen, so dass diese die Adressen gegenseitig nicht sehen können. Die dritte Möglichkeit ist, jedem eine persönliche Email zu schreiben.

Wenn man auf eine Email antwortet, muss man nach Situation entscheiden, wem man antwortet. Wenn die eigene Antwort für alle wichtig ist, sollte man im Zweifelsfall allen anderen die Antwort auch schicken (Email-Programme haben dazu eine Funktion "Allen Antworten" beziehungsweise die engliche Version "Reply all"). Ansonsten antwortet man nur dem Absender und eventuell zusätzlich den weiteren Personen, die die eigene Antwort interessiert.

Anhänge

Es ist möglich, an eine Email Dateianhänge anzufügen. Dies können beliebige Dateien sein, die der Empfänger zusammen mit der Email erhält und bei sich aufrufen kann. Beim Versenden von Dateianhängen sollte man möglichst Dateiformate wählen, die weit verbreitet sind (zum Beispiel bei Texten Word-Dateien oder PDF-Dateien) oder von denen man sicher ist, dass die Empfänger die richtigen Leseprogramme besitzen, um die Dateien zu lesen. Prinzipiell kann man beliebig viele und beliebig große Dateien verschicken. In der Praxis definieren die meisten Email-Anbieter allerdings eine Höchstgrenze. Als Absender sollte man so wenig und so kleine Dateien wie möglich schicken, da das Senden vieler Daten sowohl beim Versand als auch für den Empfänger Zeit kostet. Als absolute Obergrenze sind hier 1000 KB ein guter Richtwert. Größere Dateien sollte man nur in Ausnahmen schicken. Bei sehr großen Datenmengen sollte man einen anderen Versendeweg wählen, etwa über einen Filehoster und durch postalische Senden der Daten auf einer DVD. Ausserdem kann man versuchen, die Dateien vor dem Versenden mit einem Packprogramm wie etwa WinZip oder 7zip zu komprimieren. Ein solches Packprogramm sollte man auch benutzen, wenn man viele (mehr als fünf) Dateien verschickt. Denn das Packprogramm packt die Einzeldateien in ein Paket, das der Empfänger in einem Rutsch herunterladen kann und so nicht eine Vielzahl von Einzeldateien einzeln laden muss.

Wenn man Dateianhänge verschickt, sollte man sicherstellen, dass der Empfänger diese auch erwartet. Also man sollte den Empfänger in der Email oder bereits vorher schon darüber informieren. Der Grund dafür ist, dass Hacker unangekündigte Emails (mit gefälschten Absenderadressen) schreiben können, deren Anhänge Schadprogramme enthalten. Viele Email-Empfänger öffnen aus Sicherheitsgründen daher niemals Dateianhänge von denen sie nicht absolut sicher sind, dass sie von einer vertrauenswürdigen Person stammen.

Sonstiges

Emails sind ein schnelleres Medium als Briefe. Häufig werden sie auch zur Klärung kleinerer Fragen benutzt. Wenn es einem möglich ist, sollte man versuchen, Emails immer so schnell wie möglich zu beantworten. Denn zum einen hat man sie auf diese Weise gleich erledigt, zum anderen ist es aber auch häufig so, dass der Absender auf eine Antwort wartet und eventuell nicht weiterarbeiten kann, bis er eine Antwort erhält.