Vortrag halten

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie gestalte ich einen guten Vortrag?

Dieser Artikel dient dazu, Anregungen für die Gestaltung eines Vortrags zu halten. Er beschreibt, wei man einen Vortag am besten aufbaut und welche Stilmittel man beim eigentlichen Vortrag einsetzen kann.

Rahmenbedingungen

Bevor man überhaupt beginnt, einen Vortrag auszuarbeiten, sollte man sich über die Rahmenbedingungen klar werden. In einigen Fällen (zum Beispiel bei Schulungen oder Firmenpräsentationen) sind diese Rahmenbedingungen fest vorgegeben, in anderen Fällen hat man die Freiheit, diese selbst mitzugestalten. Sofern man einen Einfluß auf die Rahmenbedingungen hat, sollte man diese auch nutzen.

Inhalte und Ziele

Zuerst einmal muß klar sein, welchen Zweck ein Vortrag haben soll. Häufig geht es bei einem Vortrag darum, Wissen zu vermitteln, aber es sind auch Vorträge denkbar, bei denen es nur darum geht, etwas grob zu präsentieren oder Vorträge, die die Zuhörer von etwas begeistern und motivieren sollen. In jedem Fall sollte man die zentralen Inhalte benennen, die am Ende jeder Zuhörer auf jeden Fall zur Kenntnis genommen und am besten auch verstanden hat. Als Faustregel gilt dabei, dass es in keinem Fall mehr als fünf dieser zentralen Punkte geben sollte, weil die Gefahr besteht, dass ansonsten einige der zentralen Punkte verloren gehen.

In jedem Fall gilt die Regel: "Weniger ist mehr". Ein Vortrag, der von vermeintlich wichtigen Informationen nur so überquillt, wird die meisten Zuhörer vermutlich bald überfordern, da ein Zuhörer nur ein begrenztes Fassungsvermögen für neue Informationen hat. Daher sind unwichtige Informationen häufig kontraproduktiv, da sie dazu führen, dass die wirklich wichtigen Informationen schlechter aufgenommen werden. Stellen Sie also jede Information auf den Prüfstand und entscheiden sie, ob diese wirklich notwendig ist.

Zeitplanung

Eng mit der inhaltlichen Planung zusammen hängt die Zeitplanung. Falls diese fest vorgegeben ist, limitiert die vorhandene Zeit natürlich die Menge und Tiefe der dargestellten Informationen. Falls Sie die Zeitplanung frei wählen können, sollten Sie auch die zeitliche Planung nach dem inhaltlichen Gesichtspunkt "weniger ist mehr" gestalten. Bedenken Sie den physikalischen Grundsatz "Leistung ist Arbeit pro Zeit". Ein guter Vortrag zeichnet sich normalerweise nicht dadurch aus, dass er besonders viele Informationen bietet, aber dafür auch extrem lange dauert, sondern dass das vermittelte Wissen in einem guten Verhältnis zur benötigten Zeit steht.

Bedenken Sie außerdem, dass die Aufmerksamkeit ihrer Zuhörer aus rein menschlichen Gründen zeitlichen Schwankungen unterliegt. Die besten Aufmerksamkeitsmomente liegen üblicherweise am Anfang eines Vortrags(-teils) und an dessen Ende und dauern jeweils etwa fünf Minuten. Aus diesem Grund sollten Sie auch immer auf das kommende Ende hinweisen, damit der "jetzt noch einmal aufpassen"-Effekt auch einsetzen kann. Auch ein gutes Zwischenhighlight kann in der Mitte des Vortrags zu einer Aufmerksamkeitsspitze führen.

Falls der Vortrag länger dauert, sollten Sie ihn in Abschnitte unterteilen und dazwischen genügend Pausen einplanen. Ein Abschnitt sollte üblicherweise 45 Minuten bis maximal eine Stunde dauern und zwischen zwei Abschnitten sollten im Durchschnitt 10-15 Minuten Pause liegen.

Versuchen Sie den Vortrag zu testen, indem Sie ihn einem Testpublikum oder einem imaginären Publikum halten. In vielen Fällen werden Sie feststellen, dass Ihr Vortrag in der tatsächlichen Umsetzung länger dauert, als Sie vom Entwurf her vermutet hätten. Bedenken Sie, dass es eventuell Zwischenfragen geben könnte. Planen Sie optionale Inhalte für jeden Abschnitt ein, die Sie bei Bedarf ergänzen oder weglassen können, falls ein Abschnitt länger oder kürzer dauert als geplant.

Materialien

Machen Sie sich mit der Situation des Vortragsortes im Vorfeld vertraut. Ist ein Raum vorhanden, können alle Zuhörer dort dem Vortrag folgen? Lassen sich die Fenster verdunkeln, wenn es nötig ist? Gibt es Overheadprojektoren, Beamer, Laptops oder Schreibtafeln und Stifte? Seien Sie wenn möglich rechtzeitig vor Ort und testen Sie alle eingesetzten Arbeitsmittel. Insbesondere der nicht funktionierende Beamer ist ein Klassiker auf Vorträgen.

Zielgruppe

Es ist wichtig, die Zielgruppe zu kennen und auf sie einzugehen. Dabei muss man natürlich ihren Kenntnisstand berücksichtigen, allerdings wird häufig vergessen, ihre Motivation zu berücksichtigen.

Motivation

Versuchen Sie, die Motivation der Zuhörer ehrlich einzuschätzen. Insbesondere bei Pflichtveranstaltungen sind viele Zuhörer nur auf Anweisung anwesend und sind möglicherweise nur wenig an dem Vortrag interessiert. Wenn die Teilnahme auf Anweisung eines Vorgesetzten erfolgt, wird dies aber niemand offen zugeben. Falls Sie befürchten müssen, dass Sie eventuell unmotivierte Zuhörer haben werden, sollten Sie im Wesentlichen drei Punkte verfolgen:

  • Zuhörer freistellen

Je nach Sachlage sollte man den Zuhörern, die den Vortrag nicht freiwillig hören, die Möglichkeit einräumen, überhaupt nicht erst am Vortrag teilzunehmen. Dies kommt allerdings meist nur dann in Betracht, wenn diese Zuhörer die geplanten Informationen nicht wirklich benötigen.

  • Zuhörer motivieren

In jedem Fall sollten Sie die Zuhörer motivieren, indem Sie zu Beginn des Vortrags deutlich machen, wozu der Vortrag dient und welchen Nutzen der Vortrag für sie haben wird. Falls ihre Zielgruppe Personen enthält, die nur der Vollständigkeit halber am Vortrag teilnehmen müssen, kann es auch helfen, deren Frust abzubauen, indem man ehrlich zugibt, dass nicht alle Teile des Vortrags für alle Anwesenden gleichermaßen wichtig sind.

  • Zuhörer unterhalten

Auch bei einem ernsten Vortrag kann es nicht schaden, die Zuhörer beim Vortrag zu unterhalten und den Vortrag so angenehmer zu gestalten. Einige Anregungen dazu werden im Verlaufe des Artikels noch gegeben.

Fachkenntnis

Stellen Sie sicher, dass alle Zuhörer die notwendigen Vorkenntnise besitzen, um Ihren Vortrag zu verstehen. Falls Sie nicht sicher sind, dass diese Vorkenntnisse vorhanden sind, müssen diese zuvor noch einmal dargestellt werden. Dadurch wird (zumindest formal) ein gemeinsamer Ausgangspunkt sichergestellt. Je nach Umfang der benötigten Vorkenntnisse, reicht es aus, diese zu Beginn des Vortrags in einer kurzen Erklärung noch einmal zusammenzufassen. Falls umfangreiche Vorkenntnisse notwendig sind, sollten Sie diese möglichst schon einige Wochen vor der Veranstaltung deutlich machen, damit jeder Zuhörer in der Lage ist, sich das notwendige Wissen anzueignen. Im Idealfall geben Sie dazu zusätzliches Informationsmaterial heraus oder bieten sogar im Vorfeld einen eigenen Vortrag zu diesen Grundkenntnissen an.

Aufbau

Im vorigen Kapitel wurde schon deutlich darauf hingewiesen, die Zahl der Inhalte so weit wie möglich auf die wirklich wesentlichen Inhalte zu minimieren. Überlegen Sie also genau, welche Inhalte ihre Zielgruppe verkraftet oder welche sie verkraften muss, weil sie unbedingt notwendig sind.

Struktur

Ein häufig vergessenes Problem ist, dass die Zuhörer die Infomationen nicht nur aufnehmen und verstehen, sondern auch einordnen müssen. Bei einem unstrukturierten Vortrag verstehen die Zuhörer zwar einzelne Informationshäppchen, wissen aber nicht, wozu sie gut sind und in welchem Kontext sie stehen. Gliedern Sie daher alle Inhalte in logisch schlüssige Sinnabschnitte. Dabei sollte es nicht zuviele und nicht zu lange Sinnabschnitte geben. Eine gute Länge für einen Sinnabschnitt sind 5-15 Minuten. Idealerweise decken sich die Sinnabschnitte mit Ihren definierten Hauptzielen. Machen Sie bei ihrem Vortrag gegebenenfalls bei jedem Sinnabschnitt deutlich, welche konkrete Bedeutung er hat und wie er mit anderen Sinnabschnitten in Beziehung steht. Diese Metainformation können Sie am Anfang und/oder am Ende eines Sinnabschnitts erklären. Eine in den meisten Fällen sehr gute Methode ist es, jeden Sinnabschnitt vorher und hinterher zusammen zu fassen nach dem Motto: "Erst informiere ich Euch, was ich in diesem Abschnitt sagen will, dann sage ich es und hinterher erzähle ich Euch noch einmal kurz, was ich gesagt habe." Die gleiche Methode bietet sich auch am Anfang und Ende des ganzen Vortrags an.

Beispiel:

  • Einleitung) Ich werde jetzt von der Bedeutung der Abteilung "Qualitätssicherung" für den Produktionssprozeß berichten. Diese begleitet die zuvor vorgestellten Arbeitsabschnitte an vielen Stellen, wobei die meisten gar nicht wissen, weshalb die Qualitätssicherung bestimmte Anforderungen an die anderen Abteilungen stellt und wozu sie eigentlich gut ist.
  • Abschnitt) Inhalte Inhalte Inhalte
  • Abschluß) Sie haben also gesehen, dass die Qualitätssicherung eine wichtige Aufgabe hat, denn ohne diese würden wir gar keine Zulassung für unser Produkt erhalten. Außerdem verursacht jeder Fehler in der Produktion hohe Kosten und kann den Fortbestand einer Produktlinie oder gar der ganzen Firma gefährden. Ich bitte sie daher, die Qualitätssicherung als wichtigen Bestandteil der Arbeit ihrer Abteilung zu betrachten. Auch wenn es verständlich ist, dass so eine Kontrolle "von außen" lästig sein kann, ist die Qualitätssicherung nicht ihr "Gegner", sondern zieht mit allen Abteilungen am gleichen Strang, damit wir gemeinsam sicherstellen können, ein hervorragendes Produkt herzustellen.

Sprache

Achten Sie bei ihrem Vortrag darauf, angemessen und verständlich zu reden. Stellen Sie also insbesondere sicher, dass Sie überhaupt gut zu verstehen sind. Falls Sie ein Mikrophon verwenden, machen Sie rechtzeitig vor Beginn eine Tonprobe, die sicherstellt, dass Sie überall im Raum klar und deutlich zu verstehen sind. Achten Sie auch bei Ihrer Sprechweise darauf, deutlich zu reden und sprechen Sie nicht zu langsam und nicht zu schnell. Einige Redner reden wie ein Wasserfall und andere einschläfernd wie eine Schlaftablette. Versuchen Sie eine ehrliche Meinung zu Ihrem Vortragsstil zu erhalten, um gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.

Für die Zuhörer ist es hilfreich, wenn Sie eine möglichst einfache Sprache mit möglichst wenigen unnötigen Fremdworten verwenden und Sachverhalte so einfach wie möglich erklären. Lange verschachtelte Bandwurmsätze und mit zahlreichen in Fachbegriffen verpackte Zusatzinformationen mögen dem Vortragenden vielleicht den Ruf eintragen, besonders intellektuell zu sein. Allerdings ist dies eine Fehleinschätzung. Es geht bei einem Vortrag üblicherweise nicht darum, dass der Vortragende besonders clever ist und dies zur Schau stellt, sondern darum, dem (wohlmöglich dümmeren) Zuhörern Informationen zu liefern. Letztendlich ist nur ein wirklicher Experte in der Lage, einen komplizierten Sachverhalt in möglichst einfache Worte zu kleiden.

Materialien

Bei der Übermittlung von Informationen gibt es im wesentlichen zwei Wege, um Informationen zu übermitteln: über die Sprache und über visuelle Mittel. Da es Menschen gibt, die mit der Sprache alleine weniger anfangen können und optische Informationen benötigen, werden üblicherweise Informationen zusätzlich auf Tafeln, Flipboards, Overheadprojektoren oder Beamerpräsentationen visualisiert. Nach Möglichkeit sollte man sich auf ein, maximal zwei solcher Zusatzmittel beschränken. Auf diesen optischen Hilfsmitteln werden die Informationen zeitgleich mit der gesprochenen Sprache stichwortartig aufgeführt. Vermeiden Sie dabei jedoch im Vortrag lediglich die Informationen des sichtbaren Mediums vorzulesen. Das sichtbare Medium kann zudem Schaubilder, Graphiken oder gar Filmsequenzen beinhalten, die man in der Sprache allein gar nicht vermitteln kann.

Wenn es möglich ist, erstellen Sie eine schriftliche Zusammenfassung Ihres Vortrags, die Sie den Zuhörern zur Verfügung stellen. Falls es eine solche Zusammenfassung gibt, kündigen Sie das vorher an, denn damit wissen die Zuhörer, dass sie sich nicht zu jedem einzelnen Punkt Notizen machen müssen. Sie können die Zusammenfassung am Ende oder auch am Beginn des Vortrags austeilen. Letzteres hat den Vorteil, dass die Zuhörer gezielt Notizen auf ihrem Handout machen können, kann aber auch dazu führen, dass sie lediglich dem Handout folgen, aber nicht Ihrem eigentlichen Vortrag.

Stilmittel

Stilmittel dienen dazu, einen Vortrag aufzulockern. Wenn ein Vortrag zusätzlich abwechselungsreich und unterhaltsam ist, kann es dazu führen, dass der Zuhörer ihn als angenehmer empfindet und besser verfolgen kann. Stilmittel dienen aber auch dazu, an bestimmten Stellen Aufmerksamkeit zu erzeugen und Inhalte durch bestimmte Assoziationen besser merkbar zu machen.

Humor

Humor ist ein gutes Stilmittel zur Unterhaltung. Allerdings sollte man ihn meist sparsam einsetzen, damit er die Ernsthaftigkeit des Vortrags nicht gefährdet. Außerdem sollte man wissen, dass nicht jeder zum Entertainer geignet ist. Wer dazu eher nicht taugt, sollte auf Humor lieber ganz verzichten, denn ein schlechter Humorversuch kann auch sehr peinlich sein.

Gegenstände

Ein Gegenstand, den man während eines Vortrags präsentiert erzeugt Aufmerksamkeit. Falls man einen Gegenstand verwendet, sollte man ihm diese Aufmerksamkeit auch einräumen und auf ihn eingehen und nicht einfach so auftauchen und gleich wieder verschwinden zu lassen. Ein Gegenstand kann entweder bereits ein wichtiger Inhalt des Vortrags sein oder einfach nur ein Bild, um einen ganz anderen Sachverhalt deutlich zu machen. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, einen Gegenstand ins Publikum zu geben und dort herumgehen zu lassen.

Gestik oder Positionswechsel

Durch eine bestimmte Gestik oder einen Wechsel in der Vortragsposition kann man ebenso Aufmerksamkeit erzeugen. Eine bestimmte Geste kann etwas Gesagtes oder gleich Kommendes unterstreichen. Ein gut gemachter Positionswechsel kann sogar zusätzlich Inhalte beim Zuhörer besser Verankern, insbesondere wenn er einmalig erfolgt und extra daraufhingewiesen wird.

Beispiel: "Und für die folgende Aussage begebe ich mich jetzt hier mitten in den Raum, denn sie ist die zentrale Aussage meines Vortrags und Sie werden sich immer daran erinnern, was ich Ihnen von dieser Stelle aus gesagt habe: ..."

Publikum einbeziehen

Ein Vortrag ist üblicherweise eine Infomationsübertragung von dem Vortragenden an die Zuhörer. Jedoch kann man die Zuhörer auch dadurch einbinden, dass man sie selbst mit einbezieht. Eine häufig verwendete Methode ist dabei, Nachfragen und Verständnisfragen am Ende eines Vortrags zuzulassen und zu beantworten. Man kann während des Vortrags aber auch selber Fragen stellen, die die Zuhörer zwischendurch zu einer Einschätzung eines Sachverhalts und zum Mitdenken auffordern. Dabei sollte man jedoch auf rhetorische Fragen verzichten und allen Zuhörern genügend Zeit geben, sich mit der Frage auseinander zu setzen. Wenn möglich sollte man dann auch Antworten von einzelnen Zuhörern einholen und auf diese eingehen.