Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
Version vom 11. November 2015, 17:22 Uhr von Edit (Diskussion | Beiträge)

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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Welches sind eigentlich die wichtigen Aufgaben?

Zusammenfassung:

• Alle Aufgaben stehen in Konkurrenz miteinander um die verfügbare Zeit und darum geht die Zeit, die man für eine Aufgabe investiert, immer zu Lasten aller anderen Aufgaben.

• Das Streichen umfangreicher Aufgaben ist oft mit einem Paradigmenwechsel verbunden, der große Auswirkungen auf den Lebenswandel haben kann.

• Das Reduzieren von Aufgaben ist meist einfacher als das komplette Streichen und oft mit erstaunlich geringen Qualitätsverlusten möglich. Allerdings ist es häufig auch ein inkonsequenter Schritt.

• Bevor man sich daran macht, Aufgaben zu streichen oder zu kürzen, sollte man sich sicher sein, wofür man die gewonnene Zeit nutzen will.


Ratgeber:

Wenn das Optimieren aller Aufgaben und das Entschlacken der sonstigen Zeitabläufe nicht ausreichen, um eine ausgeglichene Zeitbilanz zu erreichen, bleibt nur die Möglichkeit, Teile der Aufgabenlast zu streichen oder zumindest deutlich zu kürzen. Bei der Auswahl möglicher Streichkandidaten hat man meistens die Schwierigkeit, dass fast alle Aufgaben als wichtig und unverzichtbar erscheinen, denn ansonsten würde man sie ja nicht machen. Doch es gilt dabei, nicht allein die Wichtigkeit einer Aufgabe als Kriterium nehmen, sondern diese Wichtigkeit im Vergleich mit den anderen Aufgaben zu sehen. Letztlich stehen auch die Aufgaben alle in Konkurrenz miteinander und jede Aufgabe führt dazu, dass alle anderen Aufgaben weniger Zeit zur Verfügung haben und ihre Ausübung behindert wird.

Der Vergleich der Wichtigkeit ist dabei aber nicht das einzige Kriterium. Offensichtlich spielt auch der Zeitumfang eine Rolle, da das Streichen einer langwierigen Aufgabe mehr Zeit freisetzt als das von mehreren kurzen Aufgaben. Außerdem sollte man darauf achten, eventuelle Streichungen ausgewogen zu wählen. Werden nur Aufgaben eines Bereichs oder einer Tätigkeitsart gestrichen, wird das verbleibende Aufgabenpaket am Ende eventuell eintöniger und vielleicht sogar risikobehafteter sein als die Ausgangslage. Am Ende müssen Sie daher stets entscheiden, ob die geplante neue Aufgabenverteilung besser ist als die vorherige. Da die neue Verteilung weniger Aufgaben enthalten wird, wird sie auf den ersten Blick zwar weniger "produktiv" erscheinen, doch liegt ihr eigentlicher Vorteil darin, dass man sich auf die verbleibenden Aufgaben besser konzentrieren kann. Außerdem wird die Überlastung durch den Zeitmangel reduziert oder im Idealfall ganz beseitigt. Und eine solche Überlastung wird irgendwann zu Verschleiß und Zusammenbruch führen.

Da das Kürzen oder Streichen von Aufgaben meist eine schwierige Entscheidung ist, wird man dabei in einigen Fällen nicht um einen Paradigmenwechsel herum kommen. Ist das umfangreiche Projekt X wirklich essentiell für die Firma oder besteht nicht doch die Möglichkeit, sich anders aufzustellen? Will ich wirklich in zwei Jahren Abteilungsleiter sein oder kann ich nicht auch normale Arbeitszeiten einhalten? Gerade bei Projekten, die die einen Großteil der Zeit beanspruchen, sollte man die Erfolgsaussichten und ihren Nutzen im Verhältnis zu ihrem Zeitaufwand kritisch hinterfragen. Die Trennung von einem langwierigen Projekt kann eine sehr befreiende Erfahrung sein, die einen von großem Druck entlastet. Wenn man diesen Schritt geht, gewinnt man meist sehr viel Energie für andere Projekte und schon allein das Auflösen der ständigen Zeitnot kann dabei zusätzliche Resourcen freisetzen. Umgekehrt sollte man sich aber auch sicher sein, dass man ihn gehen will und sich ausreichend Gedanken darüber gemacht haben, wie man die frei gewordene Zeit nutzen möchte.

Aufgaben ganz zu streichen ist immer die sauberste Lösung. Allerdings ist es einem nicht immer möglich, diesen Schritt konsequent zu gehen. In diesem Fall bleibt immerhin noch die Möglichkeit, den Aufwand für einzelne Aufgaben zu kürzen. Dazu kann man zum Einen den Umfang der Aufgabe reduzieren und sich auf die wichtigsten Teilaspakte der ursprünglichen Aufgabe beschränken. Zum anderen kann man sich entscheiden, Qualitätseinbußen in Kauf nehmen. Während einige Aufgaben nur sinnvoll sind, wenn man sie tatsächlich hundertprozentig durchführt, läßt sich anderen Aufgaben mit relativ geringen Qualitätseinbußen Zeit sparen, indem man sie oberflächlicher absolviert. Insbesondere bei kreativen und gestalterischen Tätigkeiten hat sich die sogenannte "80:20-Regel" etabliert, die besagt, dass man 80% der Gesamtarbeit in 20% der Zeit schafft. In der übrigen Zeit beschäftigt man sich hauptsächlich mit Ergänzungen und Optimierungen, die oft nur zu einem kleinen Teil zu der sichtbaren Arbeitsleistung beitragen.

Gerade Menschen, die zu einem gewissen Perfektionismus neigen, können hier viel Zeit einsparen. Insbesondere, wenn sie einmal kritisch hinterfragen oder sogar nachfragen, wieviele der Details, um die man sich zeitintensiv gemüht hat, anderen Menschen überhaupt auffallen. Und ob die Detailarbeit den Aufwand rechtfertigt, dass sie so viel Zeit beansprucht, dass andere Dinge darunter leiden müssen.


Handlungsanweisungen:

► Machen Sie eine Bestandsaufnahme, indem Sie in einem Kreisdiagramm einzeichnen, wie sie derzeit ihre verfügbare Zeit nutzen. Machen Sie ein zweites Kreisdiagramm, in dem Sie einzeichnen, wie sie die verfügbare Zeit (realistischerweise) in Zukunft nutzen wollen.

► Falls sich das nicht bereits aus der vorigen Aufgabe klar für Sie ergibt, überlegen Sie, wofür Sie gewonnene Zeit nutzen wollen.

► Notieren Sie die Aufgaben, die Sie im Notfall auch mit deutlich geringerem Zeitaufwand erledigen könnten und versuchen Sie dort künftig Zeit einzusparen.


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun