Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
Version vom 11. November 2015, 16:32 Uhr von Edit (Diskussion | Beiträge)

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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie kann ich meine Aufgaben besser verwalten?

Zusammenfassung:

• Für eine Aufgabenverwaltung muss man Aufgaben flexibel priorisieren und gegebenenfalls klar Terminen zuordnen können.

• Wenn man erledigte Aufgaben sofort aus der Aufgabenverwaltung entfernt, erhöht das nicht nur die Übersichtlichkiet, sondern auch die Motivation.

• Mit Mindmaps lassen sich auf elektronischen Geräten Aufgaben sehr flexibel nach beliebigen Kriterien ordnen.

• Wenn man auf elektronische Geräte verzichten will, ist die Zettelmethode ein flexibles Verwaltungsmittel.

• Vorraussetzung für eine sinnvolle Aufgabenplanung ist, dass man die Aufgaben nicht nur verwaltet, sondern dann auch gezielt erledigt. Eine Aufgabenverwaltung, die alleine zum Selbstzweck betrieben wird, ist keine Hilfe, sondern lediglich ein zusätzlicher Zeitfresser.


Ratgeber:

Die bloße Auflistung von Aufgaben in einer ToDo-Liste hat einige entscheidende Nachteile. Zunächst einmal hat sie keine Zuordnung von Aufgaben zu bestimmten Terminen. Darüber hinaus gibt es keine leicht erkennbare Priorisierung der Aufgaben und im schlimmsten Fall stehen sogar die wichtigsten Aufgaben versteckt am Ende der Liste. Und selbst, wenn man gleich eine sortierte Liste erstellt, sind zumindest ToDo-Listen auf Papier zu unflexibel. Schließlich können kurzfristig neue Aufgaben hinzukommen oder die Reihenfolge, in der die Aufgaben zu erledigen sind, kann sich nachträglich ändern. Darum können solche starren Listen schnell unübersichtlich werden, so dass nicht mehr problemlos erkennbar ist, welche Aufgaben noch offen und welche bereits erledigt sind. Außerdem ist es ein schönes Detail einer Aufgabenplanung, wenn man erledigte Aufgaben ganz aus der Liste entfernen kann. Dies erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern hat außerdem auch noch einen nicht zu unterschätzenden motivierenden Aspekt.

Um seine Aufgaben zu verwalten, sollte man darum ein möglichst einfaches aber flexibles System wählen und dieses regelmäßig verwenden. Hierbei sind verschiedene Möglichkeiten denkbar und am Ende muss man für sich persönlich herausfinden, welches System für die eigenen Anforderungen am Besten passt. Dabei kann man sich entscheiden, ob man lieber ein elektronisches System auf einem Computer oder einem Mobilgerät verwenden will oder ob man sich traditionell auf Stift und Papier verlassen will. Elektronische Systeme haben den Vorteil, dass sie von der technischen Vorraussetzung mehr Flexibilität bieten. Im einfachsten Fall lassen sich Aufgaben bereits in einer Word- oder Excel-Datei verwalten, wo man sie kopieren, umsortieren und farbig hervorheben kann. Außerdem kann man die Planung meist einfach ausdrucken, wenn man doch eine Papierversion benötigt. Andererseits haben elektronische Geräte teilweise längere Zugriffszeiten. Eventuell muss man das Gerät überhaupt erst starten, muss sich einloggen und am Ende die richtige Datei mit den Aufgabendaten heraussuchen und starten. Gerade, wenn man nur einen schnellen, kurzen Blick auf die Aufgaben werfen will, kann das manchmal lästig sein.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Systeme in Papierform oder Computerprogramme, die gezielt zur Aufgabenverwaltung entwickelt wurden. Hier eine Übersicht oder gar Empfehlung zu geben ist, wegen der Vielzahl der Programme und wegen der unterschiedlichen Anforderungen, die man persönlich als Nutzer hat, kaum möglich, zumal ständig neue Programme auf den Markt kommen und andere irgendwann nicht mehr verfügbar sind. Allerdings ist es in den meisten Fällen gar nicht nötig, auf solche Systeme zurückzugreifen, da man eine Aufgabenverwaltung auch im Hausgebrauch mit einfachen Mitteln erstellen kann.

Neben den bereits erwähnten Worddateien oder Exceltabellen bieten sich auf elektronischen Systemen insbesondere die sogenannten Mindmaps an, für die es zahlreiche Programme gibt, mit denen man diese anlegen und bearbeiten kann. Eine Mindmap ist dabei eigenlich ein Planungstool für das Zusammenfassen von Ideen und deren Abhängigkeiten. Jeder einzelne Punkt wird in einem kleinen umrandeten Feld notiert und zwischen den Feldern können Verbindungslinien gesetzt werden, um einzelne Punkte zusammenzufassen. Für eine Aufgabenplanung kann man in einer solchen Mindmap passende zentrale Punkte definieren (etwa „Montag“, „Dienstag“, „Mittwoch“ usw. oder „Projekt A“, „Projekt B“ usw. oder „Priorität hoch“, „Priorität mittel“ usw.) und dann die dazugehörigen Aufgaben mit den jeweiligen Zentralpunkten verbinden, so dass diese immer automatisch darum gruppiert sind. Aufgaben in der Mindmap lassen sich später jederzeit verschieben oder löschen und es können neue Aufgaben angelegt werden. Zudem kann man an jede Aufgabe weitere Verknüpfungspunkte anhängen, um etwa Notizen zu den Aufgaben zu machen oder Abhängigkeiten von Teilaufgaben zu verdeutlichen.

Wenn man sich entscheidet, die Aufgaben auf Papier zu verwalten, bieten sich im Wesentlichen zwei Varianten an. Zum Einen gibt es die klassische Kalendermethode, bei der jede Aufgabe einem bestimmten Termin oder ein bestimmtes Zeitfenster im Kalender zugewiesen bekommt. Dieses System ist sehr übersichtlich, wenn es um die zeitliche Einordnung von Aufgaben geht. Allerdings wird es schwierig, wenn die zeitliche Zuordnung nicht eindeutig zu treffen ist, weil etwa nicht von vornherein klar ist, wie lange bestimmte Aufgaben dauern oder wenn Aufgaben keinen festen Termin haben. Darum sollte ein solcher Kalender immer einen Raum haben, in den die Aufgaben eingetragen werden, die keinen festen Termin haben. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass man eine Aufgabe nicht am zugeteilten Termin erledigen kann und mit Fortschreiten in den Kalendertagen am Ende ganz vergisst.

Eine andere Methode ist die Zettelmethode, bei der man jede Aufgabe auf einen kleinen Zettel schreibt. Diese Zettel sollten dabei so klein wie möglich sein, also gerade so groß, dass man jede Aufgabe und eventuell nötig Zusatzstichworte problemlos daraufschreiben kann. Die Zettelmethode hat den Vorteil, dass sie nicht elektronisch und doch sehr flexibel ist. Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten, bei dieser Methode die Übersicht zu behalten. Zum Einen kann man die Zettel auf einer Pinwand oder Magnettafel anheften. Dort hat man immer alle aktuellen Aufgaben im Blick und kann sie wie bei der oben beschriebenen Mindmap oder auch wie in einem Kalender nach Wochentagen oder nach Dringlichkeit oder anderen Themengebeiten sortieren. Der Nachteil ist, dass eine solche Tafel etwas Platz benötigt und nicht so gut transportabel ist.

Die andere Möglichkeit besteht darin, die Zettel in verschiedene Stapel zu teilen. Der erste Stapel besteht dann aus den Aufgaben, die man an diesem Tag erledigen möchte. Der zweite aus denen, die im laufenden Monat anfallen und der dritte aus Aufgaben, die im aktuellen Monat nicht aktuell sind. Den dritten Stapel schaut man nur zur Beginn eines neuen Monats durch und sucht die Aufgaben heraus, die inzwischen aktuell geworden sind und packt diese auf den Monatsstapel. Den Monatsstapel hingegen schaut man zu Beginn jeden Tages durch, um die aktuellen Tagesaufgaben herauszusuchen und man kann ihn auch dann durchschauen, wenn die Tagesaufgaben erledigt sind und noch Zeit übrig ist. Jede neue Aufgabe wird auf einen Zettel geschrieben und gleich zum passenden Stapel hinzugefügt. Diese Methode hat sich in der Praxis gut bewährt, wobei natürlich je nach persönlichem Bedarf auch andere Aufteilungen möglich sind.

Egal, für welche Methode man sich entscheidet, besteht der Vorteil einer Aufgabenverwaltung darin, dass sie Übersichtlichkeit und Flexibilität schafft. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass man die notierten Aufgaben am Ende auch erledigt, ansonsten führt jede Aufgabenplanung zu einer zusätzlichen Überverwaltung, wenn man ständig Termine fortschreiben und übertragen muss, um mit der Planung auf der Höhe zu bleiben.


Handlungsanweisungen:

► Übernehmen Sie die erstellte Liste aus dem vorigen Kapitel in ein Aufgabenverwaltungssystem Ihrer Wahl. Falls Sie bereits eine Aufgabenverwaltung verwenden, versuchen Sie wenn möglich, ein oder sogar mehrere neue Systeme auszuprobieren.


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun