Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
Version vom 11. November 2015, 16:22 Uhr von Edit (Diskussion | Beiträge)

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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie kann ich meine Zusammenarbeit mit Anderen effizienter gestalten?

Zusammenfassung:

• Bei der Zusammenarbeit mit anderen kann man Zeit sparen. Dies geht am besten, wenn man dabei eine gemeinsame Basis von Regeln etabliert, ist jedoch zum großen Teil auch einseitig möglich.

• Bei der Zusammenarbeit mit anderen geht es nicht allein um die Zeitersparnis jedes einzelnen, sondern häufig um die Gesamtzeitbilanz. Wer durch seine persönliche Zeitoptimierung andere ausbremst, verringert dadurch häufig die Effektivität der Gruppe als Ganzes.

• Eine große Zeitmenge geht beim Kommunikationsprozeß verloren, so dass es dort ein hohes Optimierungspotential gibt. Man sollte sich dabei aber auch bewußt sein, dass Kommunikation immer auch einen sozialen Aspekt hat.

• Klare (Zeit-) Ansagen verhindern unnötige Missverständnisse und erlauben dem Kommunikationspartner, sich auf eine Situation richtig einzustellen.

• Durch das Delegieren von Aufgaben kann man diese so verteilen, dass sie von der geeigneten Person erledigt werden kann. Unpassende Übertragungen von Aufgaben kommen jedoch häufig vor und man sollte diese konsequent ablehnen, wenn einem solche angetragen werden


Ratgeber:

Einen großer Teil der eigenen Zeitplanung kann man nicht komplett alleine gestalten, sondern er ergibt sich im Zusammenspiel mit anderen. Auch hier läßt sich für alle Beteiligten viel Zeit sparen, wenn man es schafft, gemeinsame Regeln zu etablieren. Dies kann sich im besten Fall automatisch ergeben. Andernfalls kann man sich im Gespräch auf bestimmte Verhaltensweisen einigen oder je nach persönlicher Stellung kann man bestimmte Regeln einfach selbst bestimmen. Doch selbst, wenn man zu keiner offiziellen Einigung kommt und auch kein Bestimmungsrecht hat, kann man in vielen Fällen zumindest einseitig bestimmte Vorgänge beschleunigen. Bei allen Regeln sollte man versuchen, sie nicht nur von anderen zu verlangen, sondern sie auch selbst einzuhalten. Dadurch kann man nicht nur selbst Zeit sparen, sondern auch das Zeitkonto seiner Mitmenschen entlasten.

Kurze Kommunikation: Ein Großteil gemeinsam verbrachter Zeit besteht in der Kommunikation. Diese Kommunikation hat fast immer auch einen sozialen Aspekt, bei dem Höflichkeitsfloskeln ausgetauscht werden und Smalltalk betrieben wird. Darum kann man diesen Teil nicht aus Gründen der Zeitersparnis einfach wegfallen lassen und will das vielleicht auch gar nicht. Es spart jedoch eine Menge Zeit, ihn nicht ausufern zu lassen und nach kurzer Zeit „zum Wesentlichen“ zu kommen. In diesem sachorientierten Teil lässt sich ebenfalls viel Zeit sparen, indem man nicht umständlich und langatmig formuliert, sondern in kurzen und klaren Sätzen sein Anliegen darlegt. Am Besten geht das, wenn man sich im Vorfeld bereits die Kernpunkte überlegt hat. Viele Menschen neigen zu langen Einleitungen, endlosen Wiederholungen und ausführlichen Begründungen und Beschreibungen von Nebenaspekten, die zumindest in diesem Umfang keinen interessieren.

Die meisten Anliegen lassen sich in wenigen Sätzen darlegen und nur wenige Sachverhalte sind so kompliziert, dass man länger als maximal fünf Minuten dazu benötigt. Wenn sie ihr Gesprächsverhalten entsprechend ändern, sparen sie allen beteiligten Zeit. Falls ihr Gesprächspartner dagegen zu langatmig kommuniziert, können sie ihn entweder direkt darauf hinweisen oder zumindest immer wieder das Gespräch zurück zu den interessanten Kernpunkten lenken.

Mit der Änderung des Kommunikationsverhaltens läßt sich viel Zeit sparen, insbesondere wenn man es im Laufe der Zeit schafft, regelmäßige Besprechungen abzukürzen. Allerdings sollten sie bei der Änderung ihres Gesprächsverhaltens behutsam vorgehen und es in kleinen Schritten tun, zumindest wenn sie auf das soziale Empfinden ihrer Mitmenschen Rücksicht nehmen wollen. Je knapper und zielorientierter man kommuniziert, desto häufiger kann es passieren, dass man von anderen als kalt und unhöflich wahrgenommen wird.

Klare Aussagen treffen: Wichtig ist natürlich, dass am Ende einer Kommunikation für jeden Beteiligten klar ist, was das Ergebnis ist und was als nächstes zu tun ist. Allzu häufig kommt es zu Missverständnissen, die dann zu Verstimmungen und unnötigen Nachfragen oder Zeitverzögerungen führen.

Klare Zeitansagen machen und einfordern: Ein sehr häufiges Missverständnis sind unklare, meist sogar floskelhaft benutzte Zeitansagen. Die meisten Menschen, die gerade mit einer Sache beschäftigt sind oder noch schnell etwas erledigen wollen, versuchen durch eine schön gefärbte Zeitangabe etwas Zeit für sich zu gewinnen. Das klassische „Moment, eine Sekunde noch, ich muss nur noch schnell...“, dauert bereits beim Aussprechen drei Sekunden und aus „Kurz noch zwei Minuten.“ wird rasch eine Viertelstunde. Das Problem ist dabei gar nicht das Einfordern der Wartezeit an sich, denn viele Aufgaben kann der Kommunikationspartner nicht einfach von jetzt auf gleich unterbrechen. Jedoch sollte man dem Wartenden eine möglichst realistische Einschätzung der Wartezeit liefern. Wer gesagt bekommt, dass er in „zwei Minuten“ zurückgerufen wird, wird keine größere Aufgabe mehr beginnen, sondern in Wartestellung sein und sich nicht vom Telefon entfernen. Wenn der Rückruf dann aber erst nach einer Viertelstunde oder gar noch später erfolgt, ist diese Zeit komplett vertan und zudem noch mit einer gewissen Verärgerung verbracht. Man sollte sich daher angewöhnen, solche Zeitangaben als verbindliche Terminzusagen zu betrachten und entsprechend einzuhalten und einzufordern. Wenn es nicht möglich ist, eine zuverlässige Zeitangabe zu machen sollte man das ebenfalls verbindlich mitteilen.

Zeitnah auf Anfragen reagieren: Aus dem gleichen Grund sollte man sich angewöhnen, zeitnah, wenn möglich sogar sofort auf Anfragen zu reagieren. Denn häufig ist der Kommunikationspartner auf eine Reaktion angewiesen und wird dadurch ausgebremst, dass er auf eine Antwort warten muss. Denn auch, wenn das rasche Reagieren einen selbst aus dem eigenen Arbeitsprozeß herausbringt und dadurch Zeit kostet, wird im vielen Fällen die Gesamtzeitbilanz aller Beteiligten insgesamt durch eine schnelle Antwort deutlich verkürzt. Für den Gesamtprozeß kommt es also nicht immer allein auf die Optimierung der eigenen Arbeit an.

Allerdings ist es hierbei wichtig, ein Gefühl für das richtige Maß zu entwickeln. Wer ständig erreichbar und verfügbar ist, wird auf Dauer in seiner eigenen Leistungsfähigkeit beschränkt und kommt selber nicht voran. Wer alle zehn Minuten den eigenen Email-Eingang kontrolliert, kommt nicht zum effektiven Arbeiten. Unwichtige Anfragen sollte man daher keineswegs sofort behandeln, sondern lediglich in einem angemessenen Zeitrahmen. Man muss also in der Lage sein, die Zusammenhänge zu begreifen und die Wichtigkeit des eigenen Arbeitsprozesses und die der fremden Anfrage richtig einzuschätzen. Sehr hilfreich ist es daher, wenn der Anfragende von sich aus mitteilt, wenn er auf eine rasche Reaktion angewiesen ist.

Delegieren: In unserer arbeitsteiligen Welt gehört das delegieren von Aufgaben fast selbstverständlich zum Arbeitsleben. Wer alle Dinge selbst erledigen will, überlastet sich darum oft unnötig mit Arbeit. Das gilt insbesondere dann, wenn es Spezialisten gibt, die eine Aufgabe besser und effektiver erledigen können. Auch im Privatleben, gibt es viele Möglichkeiten, Arbeiten zu delegieren, indem man andere bittet, bestimmte Besorgungen zu erledigen, die diese problemlos nebenher erledigen können und umgekehrt selbst bereit ist, bei Bedarf solche Besorgungen für andere zu erledigen. Häufig finden sich im eigenen Bekanntenkreis für bestimmte Aufgaben Menschen, die bestimmte Dinge für einen erledigen können, für die man selbst nicht geeignet ist, während es umgekehrt Aufgaben gibt, bei denen man anderen eine große Hilfe sein kann. Während jedoch im Arbeitsleben oft Regelungen existieren, die das Delegieren von Aufgaben betreffen, muss man im Privatleben aufpassen, dass die Balance gewahrt bleibt und man nicht in Verdacht gerät, andere auszunutzen. Dabei muss man beachten, dass das Gefühl ausgenutzt zu werden, sehr subjektiv sein kann. Darum sollte man beim Delegieren im privaten Umfeld eher zurückhaltend sein und im Zweifelsfall lieber selbst eine Aufgabe erledigen als andere darum zu bitten.

Nein sagen können: Man selbst kann meist am besten entscheiden, welche Aufgaben man noch ohne größere Probleme übernehmen kann und welche nicht. Wenn man selbst Aufgaben delegiert bekommen soll, die einem nicht gut in den Kram passen, muss man darum auch lernen, in solchen Fällen auch mal „nein“ zu sagen. Ansonsten bekommt man regelmäßig Aufgaben aufgedrückt, die einen im Zweifelsfall doppelt belasten. Zum Einen, weil sie einen ausbremsen und zum Anderen, weil man sich darüber ärgert, dass man sich (wieder einmal) hat breitschlagen lassen.


Handlungsanweisungen:

► Probieren Sie jeden Tipp, der Ihnen nicht komplett unsinnig erscheint, zumindest einmal aus. Um eine Verbesserung durch einzelne Tipps festzustellen und zu große Verwirrung zu vermeiden, ist es oft hilfreich, nicht alle Tipps auf einmal auszuprobieren.

► Achten sie auf die Gesprächsstrategie von anderen und überlegen, was daran gut oder weniger gut gefällt. Wo werden Inhalte gut dargelegt ist und wo fließen unnütze Informationen?


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun