Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Gibt es weitere einfache Tipps zum Zeit sparen?

Zusammenfassung:

• In den meisten Fällen unterschätzt man den Aufwand für eine Aufgabe und unterliegt dadurch Fehlplanungen. Außerdem hat man deswegen oft zu Unrecht das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

• Gewonnene Zeitfenster laden oft dazu ein, sie wieder mit Aufgaben zu füllen. Achten Sie darauf, dass sie dafür verwendet wurden, wofür man sie ursprünglich erschaffen hat.

• Das Auslagern von Aufgaben und Terminen in die Zukunft sollte man vermeiden, da es nur begrenzt möglich ist und nur dazu führt, dass Zeit unnötig verplant wird. Die Leistungsfähigkeit wird dadurch in keinster Weise erhöht. Stattdessen handelt man sich zusätzliche Probleme durch den Verlust von Flexibilität ein.

• Es besteht ein Zusammenhang zwischen Zeit und Geld. Die Zeitplanung kann durch einen sorgsamen Umgang mit dem verfügbaren Geld deutlich vereinfacht werden.


Ratgeber:


Im Folgenden sollen noch einige Dinge angesprochen werden, die für die eigene Zeitplanung hilfreich sein können.

Es dauert (fast immer) länger als man denkt: In den meisten Fällen ist es schwer, die Dauer einer Aufgabe richtig einzuschätzen und in der Regel schätzt man den Zeitaufwand niedriger als er tatsächlich ist. Zumeist unterschätzt man den Arbeitsaufwand generell und vergisst außerdem, eventuelle Probleme und Verzögerungen in die Zeitplanung aufzunehmen. Dass eine Aufgabe am Ende dreimal solange dauert wie geschätzt, ist dabei keine Ausnahme, sondern eher der Regelfall. Insofern sollte man sich nicht automatisch frustrieren lassen, wenn man weniger schafft als geplant, sondern kritisch hinterfragen, ob die zugrunde gelegte Zeitschätzung überhaupt realistisch gewesen ist. Doch selbst, wenn man auf diese Weise die Erklärung dafür gefunden, dass man so langsam vorankommt, bleibt trotzdem das Problem, dass man sich im Zweifelsfall eine Aufgabenlast aufgeladen hat, die man kaum bewältigen kann. Wichtig ist darum, dass man versucht, zuviel übernommene Aufgaben wieder zurückzufahren und dass man in Zukunft darauf achtet, mit realistischen Zeitschätzungen zu arbeiten.

Gewonnene Zeitfenster verteidigen: Wenn man es erfolgreich geschafft hat, die eigene Zeitplanung besser in den Griff zu bekommen und sich vielleicht dadurch freie Zeitfenster geschaffen hat, sollte man diese auch verteidigen. Denn wenn man durch effektiveres oder auch vom Umfang her reduziertes Aufgabenlösen Zeit für andere Dinge freigeschaufelt hat, sollte man sie nach Möglichkeit auch dafür nutzen. Für Außenstehende dagegen sieht es schnell danach aus, als hätte man nicht genug zu tun oder aber zumindest genügend freie Zeit, dass man doch bitte schön einige andere Dinge erledigen könnte. Wenn man sich darauf einlässt, war jedoch die ganze Mühe umsonst und man gelangt lediglich vom Regen in die Traufe.

„Machen Sie doch noch mal schnell“: Aus den vorigen Punkten ergibt sich, das man besonders hellhörig werden sollte, wenn man einen Auftrag mit den Worten „Machen Sie doch noch mal schnell“ erhält. In den meisten Fällen sind solche Aufgaben eben gerade nicht schnell erledigt, sondern dauern viel länger als gedacht. Zugleich zeigt die Form der Aufforderung, dass der Auftraggeber der Aufgabe nicht allzuviel Wertschätzung beimisst und man somit für deren Erledigung nicht allzu viel Dank und Anerkennung erwarten kann. Man sollte derartige Aufträge sehr strikt prüfen und im Zweifelsfall gilt in diesem Fall: „Nein“ sagen können.

Weitreichende Verplanung ist Selbstbetrug: Aufgrund von Zeitnot ist man oft gezwungen, Termine in die Zukunft zu verlagern. Das gilt im beruflichen genauso wie im Privaten. Nicht selten wird man gerade bei Bekannten, die beruflich oder familiär sehr eingespannt sind, feststellen, dass sich mit ihnen kurzfristig kein Termin finden lässt, da sie bereits auf Monate hinaus ihre Zeit verplant haben. Kurzfristig scheint es vielleicht eine Lösung, Termine, die man nicht gleich erledigen kann, für die Zukunft zu planen, doch es dauert nicht lange, bis diese Zukunft dann eben auch verplant ist und man wieder da angekommen ist, wo man vorher bereits war, nämlich dass man keine Zeit mehr hat. Denn das Erledigen von Aufgaben und Terminen hat wie ein Fluß eine gewisse Durchlaufmenge. Wenn man Aufgaben für die Zukunft plant, erhöht sich dadurch nicht die Durchlaufmenge, sondern es entsteht lediglich eine Art Stausee von geplanten Aufgaben, der irgendwann auch vollgelaufen ist und keine zusätzlichen Aufgaben mehr speichern kann. Das einzige, was man durch weitreichende Verplanung zukünftiger Termine erreicht, ist, dass man außerdem noch die Flexibilität und Spontanität in seiner Zeitplanung verliert. Aus diesem Grund sollte man versuchen, nicht weiter als zwei oder drei Wochen in Voraus zu planen, außer bei wichtigen Aufgaben, deren Termin feststeht und sich nicht verschieben läßt. Dies gilt zum Beispiel bei Hochzeiten, Geburtstage, Messetermine oder auch Urlaubszeiten.

Leere Postfächer: Das gleiche Prinzip gilt bei der Handhabung von Kommunikationskanälen. Also Anruferlisten, Briefen und insbesondere Emailpostfächern. Hier sollte man versuchen, am Ende des Tages alle eingegangenen Anfragen beantwortet zu haben, denn ansonsten stauen sich diese nur unnötig auf. Unwichtige Eingänge sollte man in den meisten Fällen am Besten gleich löschen und wichtige nach Erledigung sofort an der richtigen Stelle ablegen, sofern man sie überhaupt weiter aufbewahren muss.

Zeit ist Geld: Insbesondere im Berufsleben haben die meisten Aufgaben letztendlich das Ziel, Geld zu verdienen. Insofern investiert man seine Arbeitsleistung und damit auch seine Zeit, um im Gegenzug Geld dafür zu erhalten. So betrachtet besteht tatsächlich ein enger Zusammenhang zwischen Zeit und Geld, weil Geld geleistete Arbeit und geopferte Zeit ist. Damit wiederum bedeutet Geld, das man bereits besitzt, gewisser Maßen gespeicherte Arbeit, die man nicht mehr leisten muss. Wer also Zeit investiert, um Geld zu verdienen und zugleich das Gefühl hat, zuwenig Zeit zu haben, sollte mit Geld genauso sorgsam umgehen wie mit der Zeit und es nicht unnötig ausgeben. Geld sparen ist dann ein Nebenaspekt von Zeit sparen.

Umgekehrt kann man Geld nicht nur in Komfort und Lebensqualität, sondern oft auch direkt zum Zeit sparen oder zum Beschleunigen von Arbeitsgängen einsetzen, indem man damit zum Beispiel Helfer engagiert, Aufgaben an Dienstleister überträgt oder einfach nur ein Taxi benutzt, um schneller zum Zielort zu kommen.

Work-Live-Balance: Selbst wenn für Sie das Erledigen von Aufgaben der Lebensinn sein sollte, ist es wichtig, sich auch Auszeiten zu gönnen, da unter einseitiger Dauerbelastung die Leistungsfähigkeit nachlässt. Da dies ein schleichender Prozeß ist, wird man es noch nicht einmal selber bemerken. Dabei können, falls man auf diesen nicht verzichten möchte, auch Freizeitdinge einen Nutzen haben: Neben dem Erholungseffekt können Sie zu erhöhter Fitness, neuen Kontakten, zusätzlichen Erfahrungen und zum Wissenserwerb dienen.

Umgekehrt werden die wenigsten in einem Leben des dauerhaften Nichtstuns wirklich glücklich. Und Streß muss nicht generell schlecht sein. In der richtigen Dosis führt er zu Leistungssteigerung, Spaß, erhöht die Aufmerksamkeit und nicht zuletzt wie bei einem TV-Krimi die Spannung.


Handlungsanweisungen:

► Versuchen Sie bei unterschiedlichen neuen Aufgaben eine spontane Zeitschätzung und messen Sie dann unter Berücksichtigung aller zur Aufgabe gehörigen Nebenaspekte die tatsächliche Zeitdauer. Falls dabei Unterschiede deutlich werden, versuchen Sie ihre Zeitschätzungen realistischer zu machen.

► Prüfen Sie einmal ihren aktuellen Terminkalender, wann und wie oft es problemlos möglich ist, sich mit Ihnen für einen kompletten Tag zu verabreden. Falls sich das als schwierig erweist, überdenken Sie, ob sie künftig zumindest einen Teil ihrer Termine spontaner planen können.


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun