Zeitratgeber - Bestandsaufnahme

Aus Tipps, Tricks und Anleitungen
Version vom 11. November 2015, 16:04 Uhr von Edit (Diskussion | Beiträge)

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Hinweis: Der Autor des Artikels ist kein ausgebildeter Fachmann zum Thema. Alle hier getroffenen Aussagen sind nach bestem Wissen sowie gegebenenfalls nach persönlicher Einschätzung des Autors getroffen. Dabei ist es leider nicht auszuschließen, dass einige Angaben veraltet, irreführend oder sonstwie fehlerhaft sind. Letztendlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Lesers, die hier gemachten Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Der Autor kann und will darum keine Garantie oder Haftung für Probleme oder Verluste, die trotz oder wegen der Befolgung der hier genannten Ratschläge eintreten, übernehmen. Jeder Leser hat natürlich die Möglichkeit, die folgenden Ratschläge nicht zu befolgen oder sie gar nicht erst zu lesen.


Wie verwende ich meine Zeit aktuell?

Zusammenfassung:

• Abgesehen von Verschlackungseffekten kann man den Zeitverbrauch immer auf konkrete Aufgaben zurückführen.

• Die Reihenfolge, in der man Aufgaben erledigen muss, gibt einen ersten Hinweis auf deren Bedeutung.

• Der Stellenwert einer Aufgabe ergibt sich in absteigender Reihenfolge aus den Kriterien „Wichtigkeit“, „Dringlichkeit“, „Zeitaufwand“ und „Spaß“.


Ratgeber:

Abgesehen von dem Phänomen der Verschlackung läßt sich die Verwendung der eigenen Zeit immer auf konkrete Aufgaben zurückführen. Darum wird man sich am Besten darüber klar werden, wie man seine Zeit aktuell verwendet, wenn man seine aktuellen Aufgaben einmal komplett auflistet. Dazu reicht es aber für das Erste, eine Liste der Tätigkeiten anzufertigen, die etwa in der kommenden Woche anstehen. Am Besten beschränkt man sich dabei auf einen Lebensbereich, also zum Beispiel auf das Privatleben oder auf das Berufsleben. Als Tätigkeit soll dabei jede Handlung gelten, die ein definiertes Ende hat. Das können kurze Handlungen sein wie "Blumen gießen" oder längere wie eine Urlaubsreise oder die Arbeit an einem größerem Firmenprojekt. Sofern es sich nicht von selbst aufdrängt, ist es nicht nötig, längere Tätigkeiten aufzuteilen. Wer mutig ist, erweitert diese Liste zusätzlich gleich um die Dinge, die man künftig eigentlich mit seiner Zeit anfangen will.

Ein Beispiel einer solchen Liste ist im Folgenden dargestellt.

- Flug nach Mailand buchen
- Anruf Dieter Maier (Lieferung Ersatzteile)
- Anruf Justus Fritzsche (Geburtstag)
- Akten für Steuererklärung heraussuchen
- Einkaufen für das Wochenende
- Auto in die Werkstatt bringen
- Abteilungsleiter treffen
- Email Janine Hansen beantworten
....


Diese Liste soll so vollständig wie möglich sein und insoweit alle Tätigkeiten umfassen, dass man am Ende des untersuchten Zeitraums das Gefühl haben würde, alles erledigt zu haben, wenn diese Dinge erledigt worden sind.

Der erste Vorteil einer solchen Liste besteht schon allein darin, dass sie als eine Art Pflichtenheft fungiert, das alle notwendigen Aufgaben zusammenfasst und verhindert, dass man eine von ihnen vergisst. Die eigentliche Frage ist allerdings, welche Aufgaben davon wichtig sind und welche im Vergleich weniger wichtig. Ein erster Anhaltspunkt dafür ist häufig die Überlegung, in welcher Reihenfolge man diese Aufgaben bearbeiten soll.

Das Hauptkriterium wird dabei in den meisten Fällen eine Kombination aus der Wichtigkeit und der Dringlichkeit sein. Dabei bietet sich logischerweise an, wichtige Aufgaben vor unwichtigen zu erledigen und dringende vor solchen ohne großen Zeitdruck. Hinzu kommt als nicht unwesentlicher Faktor der Zeitaufwand. Eine dringende Aufgabe, die jedoch lange dauert und nicht wichtig ist, kann man eventuell sogar komplett fallen lassen. Doch in anderen Fällen fällt es oft schwer, sich zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst zu bedienen ist.

Wenn Termindruck und Wichtigkeit nicht die entscheiden Kriterien sind, empfiehlt es sich häufig, zuerst die Aufgaben zu erledigen, die am wenigsten Spaß machen, damit sie einen nicht unnötig lange belasten. Die angenehmeren Aufgaben sollte man sich als "Belohnung" für den Schluß aufheben oder dann einstreuen, wenn die Motivation gerade so weit im Keller ist, dass man sich den unerfreulichen Aufgaben nicht stellen mag. Die Frage, ob man zuerst lange oder kurze Aufgaben angehen soll, hängt dagegen sehr von der konkreten Situation ab. Prinzipiell bietet es sich an, zuerst lange Aufgaben anzugehen und kurze Aufgaben für Situationen zu reservieren, in denen man ohnehin nur kurze zusammenhängende Zeitfenster hat. Allerdings besteht dabei auch immer die Gefahr, sich mit einer längeren Aufgabe zu verzetteln, so dass man am Ende dasteht und weder die lange noch die kurzen Aufgaben erledigt hat.


Handlungsanweisungen:

► Erstellen Sie eine Liste der Tätigkeiten, die in der kommenden Woche anstehen.

► Kopieren Sie diese Liste viermal und beschriften die Kopien mit jeweils einer der folgenden Überschriften: "Dringlichkeit", "Wichtigkeit", "Dauer" und "Spaß". Anschließend bewerten Sie auf jeder Kopie alle Tätigkeiten entsprechend der jeweiligen Überschrift. Beschränken sie sich dabei immer auf drei Kategorien "hoch", "mittel" und "gering" (am übersichtlichsten geht das durch Markieren in den Ampelfarben rot, gelb und grün) und versuchen Sie, jede Kategorie in etwa gleich häufig auf jeder Kopie zu verwenden.

► Ordnen Sie die Liste der Tätigkeit in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen. Markieren Sie dabei Tätigkeiten, die eventuell verzichtbar erscheinen.


Der Zeitratgeber umfasst folgende Kapitel:

1. Zeitratgeber - Einleitung
2. Zeitratgeber - Über diesen Ratgeber
3. Zeitratgeber - Wem gewähre ich meine Zeit
4. Zeitratgeber - Tagesablauf entschlacken
5. Zeitratgeber - Aufgaben vergleichen
6. Zeitratgeber - Bestandsaufnahme
7. Zeitratgeber - Aufgabenverwaltung
8. Zeitratgeber - Persönliches Zeitmanagement
9. Zeitratgeber - Der Umgang miteineinander
10. Zeitratgeber - Weitere Denkanstöße
11. Zeitratgeber - Was nun